Innovasjon på Stovner: fra rutinearbeid til mer meningsfylte oppgaver med hjelp av robotics

Sammen med flere andre aktører som deltar i Oslo kommunes Innovasjonsprogram, har bydel Stovner testet ut lettvekts prosessautomatisering siden våren 2017. Robotic Process Automation (RPA) er et av prosjekter i det programmet og handler helt konkret om automatisert registrering av regnskapsbilag i økonomisystemet.

RPA er ikke fullt så komplisert eller skummelt som begrepet kan fremstå som. Det er en programvare som etterlikner hvordan du og jeg jobber i ett eller flere datasystemer. Med andre ord; en slags digital assistent som logger seg på virksomhetenes systemer, og som kan utføre de tidkrevende og litt kjedelige, manuelle oppgavene vi helst vil slippe. På den måten får vi mer tid til meningsfulle oppgaver, og i tillegg unngås feil som følge av for eksempel god, gammeldags manuell innlegging av data. Et godt forarbeid må riktignok gjøres før man setter i gang med RPA. Arbeidsprosessene må brytes ned for å avdekke flaskehalser og eliminere sløsing (med lean-metodikk) før RPA benyttes på arbeidsprosessen.

Bydel Alna - øverst til venstre: Henrik Johansson (spesialrådgiver for innovasjon og tjenesteutvikling), Marius Trana (bydelsdirektør) og Marit Lynnebakken (controller). Foto: Linnea Berg.

Bydel Stovner - nederst til venstre: May Britt Hamnes Grønningen (prosjektleder) og Alv Humborstad Sørland (bydelsdirektør). Foto: Caroline Bremer.

Bydel Gamle Oslo - til høyre: Sverre Ousland (Avdelingsdirektør Økonomiavdelingen), Lasse Johansen (RPA-prosesskoordinator), Tore Olsen Pran (bydelsdirektør) og Viosa Krasniqi Dulovi (Teamleder lønn og regnskap). Foto: Nina Ellingsen

Bydelene i Innovasjonsprogrammet vektlegger alle hvor viktig den helhetlige og grundige tilnærmingen til RPA er:
- Bydelene har gjennom samarbeidet i Innovasjonsprogrammet maktet å ta i bruk en helt ny type digitale verktøy. Uten samarbeidet med UKE hadde ikke dette vært mulig. Samtidig som vi har tatt i bruk robot-programvare, har vi sammen utviklet en forvaltningsmodell og et opplæringstilbud. Denne helhetlige og grundige tilnærmingen gjør at alle bydelene etter hvert kan ta i bruk teknologien. Det er i denne muligheten for skalering at de store gevinstene ligger, forteller bydelsdirektørene.

Mindre tid på rutinearbeid, mer tid til meningsfylte oppgaver
Alv Humborstad Sørland, bydelsdirektør i Bydel Stovner, forteller at det er medarbeiderne som i utgangspunktet vil få størst gevinst av RPA.

- Garri Kasparov, den store sjakkmesteren som konkurrerte mot IBMs Deep Blue, har sagt at de nye digitale verktøyene «vil ta robotene ut av menneskene». Medarbeiderne våre vil gradvis oppleve at rutinepreget arbeid kan erstattes med mer meningsfylte oppgaver, sier han.

Rask kompetanseutvikling blant medarbeiderne

Økt kompetanse hos medarbeiderne som er involvert i prosjektet er også en tilleggsgevinst. Bydel Gamle Oslo ble med i prosjektet for omlag seks måneder siden, men fremhever at kompetanseutviklingen blant medarbeiderne allerede er høy:

- RPA har allerede gitt og vil gi en veldig god kompetanseutvikling blant medarbeiderne. Vi ser et godt potensial i forenkling og automatisering av prosessene, og medarbeiderne begynner nå selv å lete etter aktuelle arbeidsprosesser. Det skaper et bra engasjement, forteller Tore Olsen Pran, bydelsdirektør i Bydel Gamle Oslo.

Ledere som viser vei
Digitalisering krever gode, inkluderende ledere som viser vei, skaper oppslutning og som skaper trygghet med tanke på ny teknologi. Tydelige toppledere som gir retning til endringen er viktig, og bydel Alna understreker nettopp viktigheten av endringsledelse.

- I Bydel Alna har vi lenge sett mulighetene med å ta i bruk robotteknologi for å frigjøre mer tid til kunnskapsintensive oppgaver. Gjennom samarbeidet i «Innovasjonsprogrammet» har vi lykkes med å etablere en forvaltningsmodell i UKE som skaper mange muligheter på sikt. Teknologien endrer måten vi jobber på, og gjennom fokus på endringsledelse sikrer vi at organisasjonen er klar for å hente ut de gevinstene teknologien muliggjør, avslutter bydelsdirektør Marius Trana.